Czas to nasz najcenniejszy zasób. 

Jego ilość przydzielona nam odgórnie jest nie tylko wyczerpywalna, ale i stosunkowo niewielka. Każdy z nas ma dokładnie 24 godziny w każdej dobie i nawet najbogatsi i najpotężniejsi z nas nigdy nie będą mieć więcej. Jedyne, co możemy zrobić, to nauczyć się nim zarządzać. Dlatego mamy dla Ciebie kilka podstawowych zasad, bez których się nie obejdzie.

1. Stwórz swój plan dnia

Przepracuj swój dzień zanim ten się jeszcze w ogóle rozpocznie. Możesz to robić z samego rana, jako pierwsze zadanie, lub, co zwykle jest polecane, wieczorem dnia poprzedniego. Spisz zadania, określ ich priorytet  i czas, kiedy musisz je wykonać. Następnie uporządkuj je i wyznacz każdemu własne miejsce w Twoim planie dnia. Pamiętaj, by poza typowo merytorycznymi kwestiami ująć w nim czas na posiłki, dla rodziny czy dla samego siebie, kiedy będziesz mógł odpocząć. 

Twoim zadaniem jest stworzyć plan, którego będziesz w stanie się trzymać, więc przerwy w pracy również powinny być jego elementem. Życie jest jednak nieprzewidywalne, jeśli więc wydarzy się coś, co zaburzy Twój idealny harmonogram. Nie panikuj, dostosuj się i podążaj dalej wyznaczoną sobie drogą. 

2. Czas a priorytety

Czasem kusi nas, by zacząć dzień od zrobienia czegoś, co jest kompletnie nieważne, ale przyjemne. To może być dobry start, pod warunkiem, że nie zajmie nam zbyt wiele czasu. Jeśli zadanie to wymaga 10 minut – śmiało, wszystko powyżej musi poczekać na swoją kolej. Przydzielaj priorytety zadaniom i zgodnie z nimi wpisuj je w swój plan dnia.

3. Jeśli możesz – deleguj

Większość z nas jest przekonana, że wszystko potrafi zrobić najlepiej i bez naszego udziału zadanie nie ma szans zostać wykonane poprawnie. To nie zawsze jest prawda. Dlatego gdy przyglądasz się wszystkiemu, co masz wykonać następnego dnia, zadaj sobie pytanie – czy zadanie to musi być wykonane przeze mnie czy przez kogokolwiek, po prostu ma być zrobione? Jeśli będzie ono należało do tej drugiej grupy zastanów się czy masz komu je przekazać i po prostu zrób to. Twój czas jest zbyt cenny, by marnować go na coś takiego.

4. Grupuj podobne i oszczędzaj czas

Masz do wykonania kilka niemal identycznych czynności? Stwórz z nich grupę i przydziel im jeden blok czasowy. Telefony, wysyłanie maili, konieczność przespacerowania się po biurze i omówienia czegoś ze współpracownikami. To wszystko możesz zrobić za jednym zamachem, a dzięki temu nie będziesz tracić czasu na odchodzenie od biurka czy sprawdzanie telefonu lub skrzynki co pięć minut.

5. Korzystaj z kalendarza i pilnuj terminów

Kalendarz to podstawa i konieczność, jeśli nie chcesz o niczym zapomnieć, a jednocześnie zależy Ci, by czas przestał przeciekać Ci przez palce. Wybierz taki, który najlepiej pasuje do Ciebie i Twojego stylu pracy. Możesz wybrać tradycyjny kalendarz papierowy, ten wbudowany w pocztę mailową albo inny mobilny, który pozwoli Ci również dzielić się zawartymi w nim informacjami z innymi. 

Każdy termin, choćbyś teraz uważał, że będziesz o nim pamiętał, musi się znaleźć w kalendarzu. Jeśli zadanie lub projekt nie ma go z góry ustalonego, to sam sobie go wyznacz, żebyś miał się czego trzymać i mógł się do tego odnieść. Po co Ci taka dodatkowa presja? Ponieważ mamy tendencję do wykonywania pracy tak długo, ile czasu mamy do dyspozycji. Jeśli nie chcesz, by coś było bezterminowe, czyli nigdy nie zrobione, wyznacz temu deadline.

6. Czas i asertywność

Jak już wspomnieliśmy masz w dobie tylko określoną liczbę godzin. Nie pozwól więc, by ktoś kradł Ci Twój cenny czas na rzeczy, które nie są dla Ciebie istotne. Jeśli więc zaplanowałeś sobie, że w danej godzinie zajmiesz się określonym projektem, to nie zgadzaj się na rozpraszacze w stylu plotkujących kolegów z biura. Nauczy się też mówić „nie”, gdy wiesz, że nie jesteś wstanie wziąć na siebie kolejnego zadania. Zwłaszcza gdy nie leży ono w Twoich kompetencjach i po prostu wiesz, że powinien zająć się tym ktoś inny. Taki zdrowy egoizm zaoszczędzi Ci masę czasu i nerwów.

7. Celuj w realizację przed czasem

Kiedy wyznaczasz sobie dokładny cel czasowy, to zwykle przestrzelasz i spóźniasz się? Nie tylko Ty, to normalne, nasze mózgi lubią w końcu się polenić i odkładać wszystko na później. Ale jeśli będziesz ścigać się sam ze sobą i swoim planem, starając się skończyć daną rzecz szybciej, niż jest to wymagane. Oszczędzisz sobie stresu związanego z niedotrzymanym zobowiązaniem, a przy okazji zyskasz dodatkowe minuty czy nawet godziny.

8. Ustawiaj sobie przypomnienia 

Nawet gdy z całych sił staramy się panować nad czasem, to zdarza się, że o czymś zapomnimy. Żeby do tego nie dopuścić ustawiaj sobie w kalendarzu przypomnienia. W ten sposób już nigdy więcej nie zawalisz terminu ani nie zapomnisz o spotkaniu. Takie przypominajki mogą Ci również posłużyć do informowania Cię, że za chwilę powinieneś coś zakończyć, albo że za piętnaście minut zaplanowaną masz przerwę. Wszystko zależy od Ciebie, ale warto z tej opcji korzystać.

9. Skupienie plus czas, to klucz

Pozbądźmy się raz na zawsze mitu wielozadaniowości – naukowcy już wielokrotnie udowadniali, że coś takiego jak multitasking nie działa i nie zacznie. Dlatego przestań sobie wmawiać, że możesz zajmować się na raz milionem spraw i każdą z nich zrobić dobrze. Jedyne, co da Ci taki sposób pracy, to ból głowy i wiecznie niedokończone lub niedokładnie wykonane zadania. Dlatego wybierz jedno, najważniejsze na ten moment, i skup się na nim i tylko na nim. Wyłącz rozpraszacze, odłóż telefon i poproś, by Ci nie przeszkadzano. 

Nikt nie jest też w stanie skupiać się przez pełne osiem godzin bez przerwy. Rozwiązaniem na to może być technika pomodoro. Polega ona na pracy i odpoczynku w zmiennych interwałach o rożnej długości, dostosowanych do Twoich potrzeb. Może być to 25 minut pracy i 5 przerwy lub 50 minut pracy i 10 przerwy. Możesz ustawić sobie minutnik na odpowiednią ilość czasu lub skorzystać z video na YouTube, które przygotowane są właśnie specjalnie pod tą technikę. 

To nasze top 9 podstaw zarządzania czasem, ale chętnie nauczymy się czegoś nowego, więc koniecznie daj nam znać w komentarzach, jeśli coś pominęliśmy!