Czy Tobie równie ciągle brakuje czasu?

 

Masz wrażenie, że Twój dzień to nieustanne gaszenie setek mniejszych i większych pożarów, a nie efektywna praca? Ciągle na głowę spadają Ci nowe obowiązki, a zamieszanie jest takie, że nie wiesz, w co masz ręce włożyć? 

Najprawdopodobniej masz problem z określaniem priorytetów i zarządzaniem swoim czasem. Dziś zajmiemy się tym pierwszym problemem. Świetnym narzędziem jest w tym wypadku macierz Eisenhowera, ponieważ jest ona prosta i skuteczna zarazem.

Dwight D. Eisenhower, zanim jeszcze został prezydentem Stanów Zjednoczonych, był generałem i naczelnym dowódcą alianckich sił zbrojnych w czasie II Wojny Światowej. Oznacza to, że dowodził tysiącami ludzi oraz musiał mierzyć się z wieloma, często trudnymi decyzjami i zadaniami. To doprowadziło go do opracowania ciekawego sposobu określania priorytetów, który może przydać się i Tobie.

Macierz Eisenhowera pozwala na określenie ważności i pilności określonych zadań poprzez rozlokowanie ich na czterech ćwiartkach, a każda z nich wymaga innego podejścia i strategii. Oprócz posortowania zadań pomaga też podjąć decyzję, które z zadań możesz delegować albo pozbyć się ich całkowicie.

C1 – zadania pilne i ważne 

W tej ćwiartce znajdą się wszystkie zadania, które szybko angażują Twoją uwagę i wymagają niemal natychmiastowego działania. Wpisz w nią to, co musisz zostać załatwione w pierwszej kolejności. Pasuje tu każda niezwykle ważna dla Twojego życia lub kariery rzecz, którą możesz i musisz zrobić od ręki.

Jeśli masz już wypełnioną ćwiartkę C1, to od razu zabierz się za pracę. Opóźnianie wykonywania zadań znajdujących się w niej może spowodować przykre konsekwencje. Dlatego nie masz wyboru – musisz to zrobić, zwykle sam, zawsze jak najszybciej.

C2 – zadania ważne, ale nie pilne

Tutaj swoje miejsce znajdą wszystkie zadania, które są dla Ciebie istotne, ale nie goni Cię czas. Przeważnie mają one związek z długoterminowymi planami i celami, a w idealnych okolicznościach to w nie powinieneś inwestować każdą wolną chwilę.

W ćwiartkę C2 wpisujemy wszystko, co związane z planowaniem i przygotowaniami, odpoczynkiem, budową relacji czy zdrowiem i sprawnością fizyczną. Jako że są to zadania, w których nie występuje deadline, mamy tendencję do ich ignorowania na rzecz pozostałych ćwiartek. Nie rób tego, ponieważ takie zadania odłożone na nigdy nienadchodzące jutro lubią nagle robić się pilne i generować dodatkowy stres.

C3 – zadania pilne, ale nie ważne 

Tę ćwiartkę można określić jako zbiór zadań do oddelegowania. Znajdzie się tu wszystko, co musi być wykonane tak szybko, jak to możliwe, ale można to zautomatyzować lub zlecić komuś innemu. 

Z zadaniami typu C3 mamy do czynienia, gdy ktoś prosi nas o zrobienie czegoś, co nie wpływa bezpośrednio na osiągnięcie przez nas celu. Mogą być one ważne dla proszącego, ale nie dla nas, dlatego – jeśli masz taką możliwość – oddeleguj je dalej. W ten sposób zyskasz więcej czasu, a sprawa i tak będzie załatwiona.

C4 – zadania nieważne i niepilne 

Grupa zadań, które najchętniej wyrzuciłoby się do kosza. I częściowo powinno się. Zrób rewizję wszystkiego, co nie zmieściło się w trzech pierwszych ćwiartkach i zapytaj sam siebie, czy faktycznie to zadanie musi być wykonane. Skoro nie jest ani pilne, ani ważne, to może jest tylko pożeraczem czasu? Jeśli jednak uznasz, że daną rzecz zrobić trzeba, to zastanów się, czy musisz ją robić Ty. Tu znów, znajdziesz miejsce na oddelegowanie zadania. 

Odpowiednie pogrupowanie zadań z C4 i pozbycie się większości z nich da Ci czas, na zajęcie się tym, co znalazło się w C2. Ale czy to znaczy, że dla tej ćwiartki nie ma miejsca w Twoim życiu? Nie do końca, potrzebujesz przecież odpoczynku od obowiązków i relaksu, wolno Ci też czasem pomarnować trochę czasu np. na gry komputerowe. Ważne, tylko byś robił to świadomie i z głową. 

Najprostszym sposobem na zastosowanie macierzy jest podzielenie jakiejkolwiek powierzchni (np. tablicy) na cztery ćwiartki. Następnie na samoprzylepnych karteczkach wypisujemy wszystkie zadania, które mamy do wykonania w tym tygodniu. Bierz do ręki jedną kartkę na raz, przemyśl krytycznie działanie, którego konieczność wykonania ona indukuje, i przydziel ją do odpowiedniej ćwiartki. Bądź uczciwy w swojej ocenie – to, że chcesz coś zrobić, nie znaczy, że jest pilne i odwrotnie, a rzeczy ważne dla Ciebie nie muszą być wcale priorytetowe. 

Macierz Eisenhowera to prosty i praktyczny sposób pozwalający nam lepiej zarządzać zadaniami w czasie. Dzięki niej wiesz nie tylko, co masz zrobić dzisiaj, ale gdy pojawia się jakieś wolne okienko – co możesz zrobić dodatkowo. Pomaga Ci się to skoncentrować na działaniach krótko- i długoterminowych, a co za tym idzie mniej marnować swój cenny czas.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.