Jeśli kochasz życie, to przestań marnować czas.

Czujesz czasem, że doba jest za krótka, i nigdy nie masz czasu na nic? Biegniesz z jednego spotkania na drugie, spieszysz się z każdym kolejnym zadaniem, a mimo to ciągle jesteś w tyle? Brakuje Ci czasu dla najbliższych czy samego siebie, a czym jest hobby, już w sumie nie pamiętasz? Być może przez niektóre zajęcia marnujesz czas. 

Nie jesteś jedyny. Z różnych sondaży i badań wynika, że około 60% respondentów uważa, że nie ma dość czasu, by robić to, co chce. W dodatku nie mogą wypocząć w dostatecznym stopniu, a uczucie minut i godzin przepływających im przez palce towarzyszy im permanentnie. 

W wielu wypadkach będzie to oczywiście nadmierne obciążenie obowiązkami, ale nie zawsze. Mamy tendencję do złego zarządzania czasem lub nierobienia tego praktycznie w ogóle. Dlatego 24 godziny, które mamy, mogą nam nie wystarczać. Jakie błędy najczęściej popełniamy? I jak sobie z nimi radzić. Dzisiaj porozmawiamy o 7 podstawowych zjadaczach czasu i ich osobistych remediach.

1. Zarządzanie skrzynką mailową 

Według danych statystycznych rocznie odbieramy i wysyłamy około 300 miliardów maili. Przeciętny pracownik biurowy otrzymuje ich nawet 200 dziennie i poświęca około 2,5h na ich czytanie oraz odpowiadanie na nie. 

Sposobów na marnowanie czasu ze skrzynką mailową jest wiele. Najpopularniejszy z nich to zwyczajne rozpraszanie się i gubienie rytmu pracy, gdy pojawi nam się informacja o nowej wiadomości, lub gdy odruchowo sprawdzamy aplikację. Czytanie zbędnych wiadomości lub nieumiejętność przeniesienia przydługiej konwersacji na telefon, również nie pomagają. 

Jeśli zależy Ci, na Twoim czasie nie możesz poświęcać go aż tyle na jedno zadanie (chyba że jest to Twoje główne zadanie w trakcie dnia). Warto też określić sobie kilka kwestii:

• Kiedy w ciągu dnia sprawdzasz maile?
• Ile czasu możesz poświęcić na to każdorazowo?
• Jak ważne jest odpowiednie sformułowanie maila względem mniejszej ilości czasu, którą poświęcisz na jego pisanie?

i trzymać się ich jak przykazań. Pamiętaj również, że maile powinny być raczej krótką formą komunikacji, używaną tylko w sytuacjach koniecznych, tj. gdy sprawy nie możesz załatwić osobiście lub przez telefon. Dla własnego dobra zrezygnuj też ze wszelkich niepotrzebnych Ci form subskrypcji czy newsletterów, które nie wnoszą nic pożytecznego do Twojego życia. Szkoda Twojego czasu na ich kasowanie.

2. Naucz się mówić nie

Jesteś zawalony zadaniami, kolejne spływają ze wszystkich stron, a koleżanka prosi, żebyś coś za nią załatwił, bo… w sumie nie ma znaczenia dlaczego. Wiesz, że się nie wyrobisz, że własna praca Cię przytłacza i po prostu nie możesz się na to zgodzić. Musisz nauczyć się mówić „nie” bez poczucia winy, że odrzucasz czyjąś prośbę o pomoc. 

Wiemy, że nie zawsze łatwo jest to zrobić, ale jeśli nie chcesz marnować kolejnych roboczo-godzin czy chociaż minut, to jest to Twoje zadanie na dziś. Jeśli masz mocne argumenty, dlaczego nie możesz się czymś zająć, to nawet Twój szef powinien to zrozumieć. 

Ważne jest, by Twoje „nie” było jasne i konkretne – nie ukrywaj tego pod może, postaram się czy innym zmiękczaczem. Wtedy Twój rozmówca i tak będzie tego od Ciebie wymagał, w końcu nie odmówiłeś wprost. Parę razy pewnie poczujesz wyrzuty sumienia (zwłaszcza gdy druga strona się o to postara), ale gdy zobaczysz pierwsze, pozytywne efekty Twojej nowo zdobytej asertywności.

3. Skup się na decyzji, którą masz podjąć

Naukowcy wyliczyli, że dziennie podejmujemy prawie 35 tysięcy decyzji. Większości z nich nawet sobie nie uświadamiamy, jak np. decyzja, w który klawisz kliknąć, gdy szybko piszemy na komputerze czy poruszanie stopą w rytm muzyki. Nie skupiamy się na nich, no bo i po co? To by nas tylko spowalniało. 

Ale jest też wiele decyzji, które powinniśmy podejmować w pełni świadomie. Co zrobić teraz, z kim się spotkać, co powiedzieć lub odpisać? Skupiamy się na nich i słusznie, bo mają one dla nas znaczenie. Warto jednak zmniejszyć ilość czasu, którą poświęcamy każdej z nich pojedynczo. Po pierwsze planuj swój dzień wcześniej, to pozwoli Ci na przechodzenie od zadania do zadania w sposób płynny, bez konieczności każdorazowego skupiania się na tym. Po drugie – wszystkiemu, czego nie mogłeś zaplanować, poświęć całą swoją uwagę, nie rozpraszaj się. Multitasking nie istnieje, zwłaszcza gdy musisz podjąć decyzję. 

4. Ogarnij swój czas wolny 

Każdy z nas potrzebuje odpoczynku, różnie definiowanego, ale z jednym wspólnym elementem – to czas, kiedy nie pracujemy. Jest bardzo ważny i dlatego jego również powinieneś odpowiednio planować i kontrolować. 

Na wstępie zastanów się, co jest dla Ciebie odpowiednim odpoczynkiem. Czy musi być to nieproduktywne wgapianie się w telewizor, albo zjadające czas przeglądanie mediów społecznościowych? A może jednak rozwijająca Cię książka? Wybierz to, co najlepiej Ci służy, ale zrób to świadomie. 

Następnie określ swoje limity – ile czasu możesz poświęcić na poszczególne czynności? I trzymaj się tego. Godzina gry na komputerze powinna trwać 60 minut, a nie przeciągać się o jeszcze pięć minut co chwile 😉

My podczas każdego wyjazdu nie zapominamy o czasie wolnym, tak to wygląda u nas. A jeśli szukasz połączenia odpoczynki z nabyciem nowej wiedzy, to zachęcamy po sięgnięcie do półki z książkami, szczególnie ta jest warta uwagi.

5. Rób sobie przerwy

Nikt nie jest się w stanie skupiać przez wiele godzin bez przerwy. Po paru godzinach Twoją efektywność po prostu trafi szlag, Ciebie też i wszystko będziesz chciał wyrzucić do kosza. Nie doprowadź do tego, zacznij walkę, zanim jeszcze wróg się objawi.

Ze swojej strony proponujemy system 50 minut pracy, 10 minut odpoczynku. Gdy jesteś w tym dłuższym okresie, skoncentruj się na pracy, nie pozwól sobie na rozpraszanie się. To jest ten moment, kiedy powinieneś wkładać w swoje zadanie 100% energii. Ale gdy przyjdzie przerwa, to nie siedź przy komputerze, tylko wstań, poruszaj się, odpowiedz na pytania kolegów. 

Przerwy są integralną częścią dnia pracy i jako takie powinny zostać zaplanowane, docenione i odpowiednio wykorzystane. 

6. Zmień narzekanie w działanie

Przyznaj się, ile czasu dziennie poświęcasz na narzekanie? Czy to w rozmowie z kolegami z pracy, czy we własnej głowie, zanim coś zrobisz lub w trakcie wykonywania zadania? No właśnie… 

Czasem takie wyrzucenie z siebie tego, co nam leży na sercu, wątrobie czy innym narządzie, jest zwyczajnie potrzebne. Ale nie pozwól, by było to Twoim głównym punktem rozmów w trakcie dnia. Następnym razem, gdy najdzie Cię ochota, by pojojczyć, zastanów się co, zamiast tego mógłbyś zrobić? Coś Ci nie pasuje? Jak możesz to zmienić? Co możesz dać od siebie, by sytuacja się zmieniła lub chociaż nie powtórzyła?

Marudzenie ani nie poprawi Ci humoru, ani nie polepszy Twojej sytuacji. Warto więc skupić się na wyeliminowaniu go z Twojego życia i zastąpieniu czymś pozytywnym. 

7. Wyłącz rozpraszające Cię powiadomienia 

To się może wydawać drobiazgiem, ale badania wskazują, że powrót do pełnego skupienia, po oderwaniu przez dowolny bodziec, może trwać nawet 23 minuty. Nie musi być to coś dużego i silnie rozpraszającego, wystarczy powiadomienie na telefonie lub wyskakująca na pulpicie ikonka poczty mailowej. 

A teraz zastanów się, ile razy w ciągu Twojego dnia pojawia się taki rozpraszacz? I czy przypadkiem nie sprawiają one, że nie możesz się skupić na pracy? A brak skupienia, to mniejsza efektywność. I więcej zmarnowanego czasu.

Jeśli to tylko możliwe wyłącz lub wycisz telefon na czas pracy. Jeśli nie możesz sobie na to pozwolić, to wejdź w ustawienia i powyłączaj wszystkie powiadomienia z aplikacji, które nie są Ci niezbędne. Poinformuj też swoich najbliższych i współpracowników, że w określonych godzinach jesteś niedostępny, żeby nikt nie był zaskoczony. 

To nasza lista 7 rzeczy, na które marnujemy czas. Jak sam widzisz, sposoby na radzenie sobie z nimi są czasem proste, innym razem nieco bardziej wymagające. Nie ma jednak takich, z którymi nic nie da się zrobić, jeśli tylko poświęcisz im trochę czasu. 

Jeśli szukasz połączenia odpoczynki z nabyciem nowej wiedzy, to zachęcamy po sięgnięcie do półki z książkami, szczególnie ta jest warta uwagi.