Świat pędzie nieubłaganie, a my staramy się dotrzymać mu kroku, jednocześnie sami napędzając ten wyścig. Chcemy więcej, mocniej, szybciej. Mamy wielkie marzenia i chcemy się rozwijać, ale jednocześnie musimy zająć się sprawami przyziemnymi, zapewnić bliskim byt i poczucie bezpieczeństwa. Bierzemy więc na siebie co raz więcej obowiązków. Ale jak to wszystko pomieścić w dwudziestu czterech godzinach doby? Istnieje kilka prostych zasad, które mogą Ci to ułatwić. Poznaj metody zarządzania czasem pracy przy użyciu sprawdzonych technik.
1. Planowanie i czas – klucz do efektywności
Przepracuj swój dzień zanim ten się jeszcze w ogóle rozpocznie. Możesz to robić z samego rana, jako pierwsze zadanie, lub, co zwykle jest polecane, wieczorem dnia poprzedniego. Spisz zadania, określ ich priorytet i czas, kiedy musisz je wykonać. Następnie uporządkuj je i wyznacz każdemu własne miejsce w Twoim planie dnia. Pamiętaj, by poza typowo merytorycznymi kwestiami ująć w nim czas na posiłki, dla rodziny czy dla samego siebie, kiedy będziesz mógł odpocząć.
Nic tak nie wprowadza zamieszania do naszego życia jak stres i niepokój spowodowane ogromem spraw do załatwienia. Myśl o tym ile mamy do zrobienia następnego dnia może spędzać nam sen z powiek. By tego uniknąć warto wieczór wcześniej zaplanować wszystko, czy to w formie listy, z której będziemy wykreślać wszystkie wykonane już zadania czy dokładnego, godzinowego planu dnia. Tylko od Ciebie zależy, czy zaopatrzysz się w książkowy planner czy skorzystasz z jednej z setek dostępnych aplikacji. Zaśnij spokojnie z poczuciem, że wszystko ma swoje miejsce i czas, a Ty z pewnością o niczym nie zapomnisz.
2. Zachowuj bufory czasowe – organizacja czasu z głową
Planowanie jest super, ale trzeba nauczyć się jak to robić. Jedną z jego podstaw są tak zwane bufory czasowe. Zanotowałeś spotkanie? Super, ale nie zapomnij o dodaniu czasu na dojazd na nie. Masz w planach ćwiczenia? Razem z nim w Twoim terminarzu powinien pojawić się też czas na dotarcie na siłownie i prysznic po niej.
Doba każdego z nas ma tylko 24 godziny i nie będzie miała więcej, choćbyśmy nie wiem jak, starali się, ją wydłużyć. Ale możemy mądrzej korzystać z czasu, który otrzymaliśmy, na przykład wstając wcześniej. Podejmij z nami wyzwanie i przez 30 dni budź się o godzinę wcześniej i przeznacz te 60 minut na projekt, który odkładasz od dawna, bo „nie masz czasu”. Będziesz zaskoczony, jak wiele zdziałasz, zmieniając jedynie delikatnie swoją godzinę pobudki.
Planując swój dzień przyjrzyj się każdemu zadaniu i zastanów czy potrzebujesz dodatkowego czasu na przygotowanie się do niego, dojazd czy powrót. Unikniesz w tedy drobnych poślizgów czasowych, które będą wyglądały, jakbyś nie wyrabiał się z planem dnia.
3. Czas, terminy…
Kiedy na głowie masz wiele projektów na raz warto zanotować sobie ich deadliny. Pomoże to nam w organizacji pozostałych zajęć i podjęciu decyzji, czy mamy czas na jakieś dodatkowe zobowiązania, czy może powinniśmy skupić się na czymś, czego termin właśnie się zbliża.
Zadania, które nie mają wyznaczonego terminu zakończenia mają w zwyczaju ciągnąć się bez końca. Jeśli więc nawet coś nie ma narzuconego z góry deadlinu, to warto go stworzyć dla samego siebie. Pozwoli nam to na bardziej racjonalne rozplanowanie poszczególnych elementów projektu i niespychanie wszystkiego na ostatnią chwilę.
4. Priorytety i Eisenhower
Zanim zaplanujesz sobie dzień ważne jest, byś potrafił określić swoje priorytety. Co musi zostać wykonane dzisiaj? Co powinieneś zrobić jako pierwsze, a które zadania mogą poczekać? Czasem nie łatwo jest to określić, na szczęście powstało kilka metod, które z pewnością ułatwią Ci podjęcie decyzji. Jedną z nich jest tak zwana macierz Eisenhowera, o której już pisaliśmy.
Jest też wiele decyzji, które powinniśmy podejmować w pełni świadomie. Co zrobić teraz, z kim się spotkać, co powiedzieć lub odpisać? Skupiamy się na nich i słusznie, bo mają one dla nas znaczenie. Warto jednak zmniejszyć ilość czasu, którą poświęcamy każdej z nich pojedynczo. Po pierwsze planuj swój dzień wcześniej, to pozwoli Ci na przechodzenie od zadania do zadania w sposób płynny, bez konieczności każdorazowego skupiania się na tym. Po drugie – wszystkiemu, czego nie mogłeś zaplanować, poświęć całą swoją uwagę, nie rozpraszaj się. Multitasking nie istnieje, zwłaszcza gdy musisz podjąć decyzję.
Nie ważne jak się do tego zabierzesz czy którą z setek dostępnych w Internecie metod ustalania priorytetów wybierzesz – kiedy już wiesz co jest najważniejszym punktem Twojego dnia trzymaj się tego i właśnie to zadanie wykonaj jako pierwsze.
5. Przypomnienia na czas
Nasze telefony mają fantastyczną funkcję, o której często zapominamy, a może nam ona bardzo ułatwić życie. Są to alarmy, które możemy ustawić na wybraną przez nas godzinę, przypominające nam o kolejnym punkcie naszego planu dnia np. przerwie w pracy. Dzięki nim nie musisz cały czas kontrolować zegarka, ponieważ Twoje urządzenie mobilne zrobi to za Ciebie.
Ważne jest, by takie przypomnienie ustawić na chociaż pięć minut przed rozpoczęciem kolejnego, planowego zadania. Jeśli wymaga ono wcześniejszego przygotowania – również uwzględnij to w czasie planowania poszczególnych alarmów.
6. Wielozadaniowość idzie do kosza
Powtarzamy to jak mantrę za każdym razem, kiedy tylko mamy na to odrobinę przestrzeni: wielozadaniowość nie istnieje. Tak, oczywiście, że możesz robić wiele rzeczy równocześnie, ale nie dość, że każdą z nich wykonasz co najmniej 20% wolniej, niż gdybyś się na niej skupił, to jeszcze w znacznym stopniu podniesiesz swój poziom stresu. Nie oszczędzasz więc czasu, gorzej się czujesz i nie masz żadnych dodatkowych korzyści z bałaganu, który wprowadzasz do swojego życia – nie ma sensu próbować multitaskingu, bo on nie istnieje. Nauczyć się delegować poszczególne zadania, a Twój czas pracy przeznaczony na mało pilne działania zmniejszy się.
7. Wyeliminuj rozpraszacze, zaoszczędzaj czas
Oprócz nieszczęsnej wielozadaniowości, na którą tracimy dużo czasu, mamy też tendencję do jego marnowania na… w sumie nie wiadomo co. Pod koniec dnia orientujemy się, że nie wiemy gdzie uciekła nam godzina czy dwie. Zwykle w takich sytuacjach winne są wszelkiego rodzaju rozpraszacze, z biernym skrolowaniem mediów społecznościowym na czele. Żeby tego uniknąć zaplanuj sobie odpoczynek w trakcie pracy, który będzie trwał określoną liczbę minut i trzymaj się tego, co sam ustaliłeś.
Innym rozpraszaczem, którego warto się pozbyć, jest bałagan. Jeśli Twoje biurko jest zawalone papierami, to zanim znajdziesz w tym rozgardiaszu to, czego szukasz, minie sporo czasu – Twojego cennego czasu. Zanim więc rano usiądziesz do pracy poświęć parę minut na ogarniecie swojej przestrzeni. Wynieś brudne kubki, posortuj dokumenty i pozbądź się z pola widzenia wszystkiego, co nie jest Ci konieczne. Szybko zobaczysz jak wiele czasu możesz zaoszczędzić dzięki porządkowi.
Dlaczego warto wprowadzić te metody zarządzania czasem w życie?
Wprowadzenie metod zarządzania czasem w życie przynosi wielorakie korzyści. Poprawia produktywność, redukuje stres, umożliwia skupienie na celach, zwiększa efektywność nauki oraz pozwala lepiej wyważyć pracę i życie osobiste. To kluczowa umiejętność wspierająca osiągnięcie sukcesu i harmonii.
Na co najczęściej tracimy czas? Sprawdź!
Według danych statystycznych rocznie odbieramy i wysyłamy około 300 miliardów maili. Przeciętny pracownik biurowy otrzymuje ich nawet 200 dziennie i poświęca około 2,5h na ich czytanie oraz odpowiadanie na nie.
Sposobów na marnowanie czasu ze skrzynką mailową jest wiele. Najpopularniejszy z nich to zwyczajne rozpraszanie się i gubienie rytmu pracy, gdy pojawi nam się informacja o nowej wiadomości, lub gdy odruchowo sprawdzamy aplikację. Czytanie zbędnych wiadomości lub nieumiejętność przeniesienia przydługiej konwersacji na telefon, również nie pomagają.
Zmaganie się z nieustającą ilością zadań sprawia, że zwykłe „nie” staje się trudne. Chcemy być pomocni, ale niepotrzebne przyjmowanie zadań na siebie sprawia, że tracimy cenny czas i energię na to, co mogłoby przynieść większe korzyści. Umiarkowana asertywność pozwala na zachowanie równowagi między wykonywaniem obowiązków a zachowaniem zdolności do skoncentrowania się na najważniejszych zadaniach.
Kolejną pułapką jest narzekanie, które może stać się nawykiem, który kradnie naszą energię i czas. Zamiast tylko skupiać się na problemach, warto zastanowić się, co możemy zrobić, aby je rozwiązać. Wyłączanie się przez rozpraszające powiadomienia to jeszcze jedno wyzwanie. Kilka minut na każdą wiadomość w skrzynce lub komunikat w telefonie może pochłonąć cenne godziny w ciągu dnia.
Podsumowanie najlepszych metod efektywnego zarządzania czasem
Wydaje się, że nawet gdyby doba nagle rozciągnęła się do 48 godzin wciąż brakowałoby nam czasu. Niestety codziennie mamy tylko połowę z tego i jakoś musimy to zagospodarować. Dlatego warto wprowadzić do naszego życia tych kilka prostych, niewymagających wiele wysiłku sposobów na oszczędzanie czasu.
- Zarządzanie czasem to umiejętność kluczowa dla efektywności i skuteczności w realizacji zadań. Poznanie różnych metod i technik zarządzania, takich jak metoda ALPEN czy SMART, pozwala skuteczniej organizować czas pracy.
- Podział zadań według ważności, zastosowanie matrycy Eisenhowera czy planowanie zadań z użyciem ram czasowych pomagają lepiej wykorzystać dostępny czas.
- Eliminacja pożeraczy czasu oraz konsekwentne skupienie na najważniejszych zadaniach do zrobienia pozwala osiągnąć większą efektywność pracy.
- Przydatne są także przerwy między zadaniami oraz kontrola wykonania, by osiągnąć harmonię między pracą a odpoczynkiem.
Wykorzystanie sprawdzonych technik zarządzania pozwala skutecznie zarządzać sobą w czasie i osiągać cele w sposób efektywny. A może Ty masz jakieś swoje „magiczne” sposoby na zarządzanie sobą w trakcie dnia tak, by wycisnąć z doby ile się tylko da? Koniecznie daj nam znać w komentarzach, chętnie nauczymy się czegoś nowego!
