Czas, 7 sposobów na lepsze zarządzanie
Czas, 7 sposobów na lepsze zarządzanie

Świat pędzie nieubłaganie, a my staramy się dotrzymać mu kroku, jednocześnie sami napędzając ten wyścig. Chcemy więcej, mocniej, szybciej. Mamy wielkie marzenia i chcemy się rozwijać, ale jednocześnie musimy zająć się sprawami przyziemnymi, zapewnić bliskim byt i poczucie bezpieczeństwa. Bierzemy więc na siebie co raz więcej obowiązków. Ale jak to wszystko pomieścić w dwudziestu czterech godzinach doby? Istnieje kilka prostych zasad, które mogą Ci to ułatwić.

1. Planowanie i czas

Nic tak nie wprowadza zamieszania do naszego życia jak stres i niepokój spowodowane ogromem spraw do załatwienia. Myśl o tym ile mamy do zrobienia następnego dnia może spędzać nam sen z powiek. By tego uniknąć warto wieczór wcześniej zaplanować wszystko, czy to w formie listy, z której będziemy wykreślać wszystkie wykonane już zadania czy dokładnego, godzinowego planu dnia. Tylko od Ciebie zależy, czy zaopatrzysz się w książkowy planer czy skorzystasz z jednej z setek dostępnych aplikacji. Zaśnij spokojnie z poczuciem, że wszystko ma swoje miejsce i czas, a Ty z pewnością o niczym nie zapomnisz. 

2. Zachowuj bufory czasowe

Planowanie jest super, ale trzeba nauczyć się jak to robić. Jedną z jego podstaw są tak zwane bufory czasowe. Zanotowałeś spotkanie? Super, ale nie zapomnij o dodaniu czasu na dojazd na nie. Masz w planach ćwiczenia? Razem z nim w Twoim terminarzu powinien pojawić się też czas na dotarcie na siłownie i prysznic po niej. 

Planując swój dzień przyjrzyj się każdemu zadaniu i zastanów czy potrzebujesz dodatkowego czasu na przygotowanie się do niego, dojazd czy powrót. Unikniesz w tedy drobnych poślizgów czasowych, które będą wyglądały, jakbyś nie wyrabiał się z planem dnia. 

3. Czas, terminy…

Kiedy na głowie masz wiele projektów na raz warto zanotować sobie ich deadliny. Pomoże to nam w organizacji pozostałych zajęć i podjęciu decyzji, czy mamy czas na jakieś dodatkowe zobowiązania, czy może powinniśmy skupić się na czymś, czego termin właśnie się zbliża. 

Zadania, które nie mają wyznaczonego terminu zakończenia mają w zwyczaju ciągnąć się bez końca. Jeśli więc nawet coś nie ma narzuconego z góry deadlinu, to warto go stworzyć dla samego siebie. Pozwoli nam to na bardziej racjonalne rozplanowanie poszczególnych elementów projektu i niespychanie wszystkiego na ostatnią chwilę.

4. Priorytety

Zanim zaplanujesz sobie dzień ważne jest, byś potrafił określić swoje priorytety. Co musi zostać wykonane dzisiaj? Co powinieneś zrobić jako pierwsze, a które zadania mogą poczekać? Czasem nie łatwo jest to określić, na szczęście powstało kilka metod, które z pewnością ułatwią Ci podjęcie decyzji. Jedną z nich jest tak zwana macierz Eisenhowera, o której pisaliśmy już tutaj.

Nie ważne jak się do tego zabierzesz czy którą z setek dostępnych w Internecie metod ustalania priorytetów wybierzesz – kiedy już wiesz co jest najważniejszym punktem Twojego dnia trzymaj się tego i właśnie to zadanie wykonaj jako pierwsze.

5. Przypomnienia na czas

Nasze telefony mają fantastyczną funkcję, o której często zapominamy, a może nam ona bardzo ułatwić życie. Są to alarmy, które możemy ustawić na wybraną przez nas godzinę, przypominające nam o kolejnym punkcie naszego planu dnia. Dzięki nim nie musisz cały czas kontrolować zegarka, ponieważ Twoje urządzenie mobilne zrobi to za Ciebie. 

Ważne jest, by takie przypomnienie ustawić na chociaż pięć minut przed rozpoczęciem kolejnego, planowego zadania. Jeśli wymaga ono wcześniejszego przygotowania – również uwzględnij to w czasie planowania poszczególnych alarmów.

6. Wielozadaniowość idzie do kosza

Powtarzamy to jak mantrę za każdym razem, kiedy tylko mamy na to odrobinę przestrzeni: wielozadaniowość nie istnieje. Tak, oczywiście, że możesz robić wiele rzeczy równocześnie, ale nie dość, że każdą z nich wykonasz co najmniej 20% wolniej, niż gdybyś się na niej skupił, to jeszcze w znacznym stopniu podniesiesz swój poziom stresu. Nie oszczędzasz więc czasu, gorzej się czujesz i nie masz żadnych dodatkowych korzyści z bałaganu, który wprowadzasz do swojego życia – nie ma sensu próbować multitaskingu, bo on nie istnieje.

7. Wyeliminuj rozpraszacze, zaoszczędzaj czas

Oprócz nieszczęsnej wielozadaniowości, na którą tracimy dużo czasu, mamy też tendencję do jego marnowania na… w sumie nie wiadomo co. Pod koniec dnia orientujemy się, że nie wiemy gdzie uciekła nam godzina czy dwie. Zwykle w takich sytuacjach winne są wszelkiego rodzaju rozpraszacze, z biernym skrolowaniem mediów społecznościowym na czele. Żeby tego uniknąć zaplanuj sobie odpoczynek w trakcie pracy, który będzie trwał określoną liczbę minut i trzymaj się tego, co sam ustaliłeś.

Innym rozpraszaczem, którego warto się pozbyć, jest bałagan. Jeśli Twoje biurko jest zawalone papierami, to zanim znajdziesz w tym rozgardiaszu to, czego szukasz, minie sporo czasu – Twojego cennego czasu. Zanim więc rano usiądziesz do pracy poświęć parę minut na ogarniecie swojej przestrzeni. Wynieś brudne kubki, posortuj dokumenty i pozbądź się z pola widzenia wszystkiego, co nie jest Ci konieczne. Szybko zobaczysz jak wiele czasu możesz zaoszczędzić dzięki porządkowi.

Wydaje się, że nawet gdyby doba nagle rozciągnęła się do 48 godzin wciąż brakowałoby nam czasu. Niestety codziennie mamy tylko połowę z tego i jakoś musimy to zagospodarować. Dlatego warto wprowadzić do naszego życia tych kilka prostych, niewymagających wiele wysiłku sposobów na oszczędzanie czasu. 

A może Ty masz jakieś swoje „magiczne” sposoby na zarządzanie sobą w trakcie dnia tak, by wycisnąć z doby ile się tylko da? Koniecznie daj nam znać w komentarzach, chętnie nauczymy się czegoś nowego!


Poznaj też definicję szczęścia Ikigai.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *